הגשות מסמכים
הגשות היא רשימת המסמכים ששלחתם ללקוחות מהמערכת למילוי או לחתימה (דרך FillFaster). לכל מסמך רואים לאיזה לקוח נשלח, מי שלח, איך נשלח, ומה הלקוח עשה איתו: לא פתח, פתח, שמר או חתם ושלח. מכאן גם מעתיקים את הקישור כדי לשלוח אותו שוב.
איך מגיעים:
- כל המסמכים: בתפריט הראשי מנהל ← מסמכים ← הגשות. כותרת העמוד: רשימת הגשות.
- המסמכים של לקוח אחד: בכרטיס הלקוח, הלשונית הגשות.
- המסמכים ששלח עובד: בכרטיס העובד, הלשונית הגשות.
העמודות
- מזהה - מספר השורה במערכת.
- מזהה מסמך - מספר המסמך ב-FillFaster.
- חברה - שירות המסמכים (FillFaster).
- קישור הגשה - הקישור למסמך. סמל ההעתקה לידו (העתק ללוח) מעתיק את הקישור.
- סטטוס הגשה - מה הלקוח עשה (ראו בהמשך).
- לקוח - מספר ושם הלקוח.
- סטטוס לקוח - הסטטוס הנוכחי של הלקוח (לא הסטטוס שהיה בזמן השליחה).
- בעלים - העובד ששלח את המסמך.
- שיטת משלוח - sms, email, whatsapp, או ריק אם רק נוצר קישור.
- תאריך יצירה - מתי המסמך נשלח.
- עודכן אחרון - מתי התקבל העדכון האחרון מ-FillFaster (פתיחה, שמירה או שליחה).
סטטוסים
הסטטוס מתעדכן לבד לפי הודעות מ-FillFaster:
- new - המסמך נוצר ונשלח, והלקוח עוד לא פתח אותו.
- opened - הלקוח פתח את המסמך.
- saved - הלקוח שמר את המסמך באמצע, בלי לשלוח.
- submitted - הלקוח מילא, חתם ושלח. זה מסמך חתום.
שימו לב: במסמך בסטטוס submitted הקישור מוביל לצפייה בהגשה בחשבון FillFaster שלכם, ולא לטופס שהלקוח ממלא.
סינון וחיפוש
לוחצים מסנן:
- סטטוס הגשה - אחד או כמה מהסטטוסים.
- בעלים - העובדים ששלחו (לא מוצג בלשונית של כרטיס לקוח או עובד).
- תאריך יצירה - טווח תאריכים.
לוחצים החל. מעל הטבלה יש חיפוש בכל העמודות (מאשרים ב-Enter), בחירת עמודות, איפוס הטבלה ויצוא.
פעולות
קליק ימני על שורה:
- הצג לקוח - פותח את כרטיס הלקוח (לא מוצג בלשונית של כרטיס הלקוח).
- הראה לעובד - פותח את כרטיס העובד ששלח (לא מוצג בלשונית של כרטיס העובד).
הקשר לכרטיס הלקוח
- הלשונית הגשות בכרטיס הלקוח היא אותה רשימה, מסוננת ללקוח הזה.
- שליחת מסמך חדש: בכרטיס הלקוח צור קשר ← שלח מסמך. כל שליחה יוצרת שורה חדשה. ההסבר בFillFaster.
- אם התבנית מוגדרת לעדכן את הלקוח (עריכת לקוח בניהול מסמכים), כשהמסמך מגיע ל-submitted שדות כרטיס הלקוח מתעדכנים לפי התשובות.
שימו לב: ברשימה מופיעים רק מסמכים שנשלחו מהמערכת. מסמך ששלחתם ישירות מ-FillFaster לא מופיע.
מי יכול
- הפריט הגשות בתפריט: כל רמות ההרשאה.
- הלשונית הגשות בכרטיס הלקוח: התפקיד Submissions tab בקבוצה Customer details view (מותר כברירת מחדל).
- הלשונית הגשות בכרטיס העובד: התפקיד Submissions tab בקבוצה User details view.
- שליחת מסמך: התפקיד Send document (כבוי כברירת מחדל).
- את התפקידים מגדירים בדף ניהול הרשאות.
שאלות נפוצות
איפה רואים מסמכים שנחתמו על ידי הלקוח?
בכרטיס הלקוח, לשונית הגשות, או במנהל ← מסמכים ← הגשות עם הסינון סטטוס הגשה = submitted. הקישור בשורה פותח את ההגשה החתומה בחשבון FillFaster שלכם.
איך יודעים אם הלקוח פתח את המסמך?
הסטטוס משתנה ל-opened, והעמודה עודכן אחרון מראה מתי.
איך שולחים שוב מסמך שכבר נשלח?
לוחצים על סמל ההעתקה ליד קישור הגשה ושולחים את הקישור ללקוח דרך צור קשר ← שלח SMS, שליחת וואטסאפ או שלח אימייל. אפשר גם לשלוח את המסמך מחדש משלח מסמך, ואז נוצר קישור חדש.
שלחתי מסמך והוא לא מופיע ברשימה
בודקים את המסננים (סטטוס הגשה, בעלים, תאריך יצירה) ולוחצים על איפוס הטבלה. מסמך שנשלח ישירות מ-FillFaster, ולא מהמערכת, לא מופיע.
איך מוציאים דוח של מסמכים שנשלחו בחודש האחרון?
מנהל ← מסמכים ← הגשות, בוחרים טווח בתאריך יצירה, אפשר לבחור בעלים, לוחצים החל ואז יצוא.
אפשר לסנן לפי סוג המסמך (למשל רק הצעות מחיר)?
אין כרגע עמודה או סינון לפי התבנית. כמה מסמכים נשלחו מכל תבנית רואים בסך ההגשות ברשימת הטפסים בניהול מסמכים.