ניהול מסמכים
בעמוד ניהול מסמכים מחברים את המערכת לשירות מסמכים דיגיטליים, כיום FillFaster. דרך החיבור שולחים ללקוחות מסמכים למילוי ולחתימה דיגיטלית (חוזה, הצעת מחיר, תקנון, טופס הצטרפות) ישירות מכרטיס הלקוח. בעמוד הזה מוסיפים חיבור, בודקים אותו, רואים את התבניות (טפסים) שלו וקובעים אילו פרטי לקוח ימולאו בהן לבד.
איך מגיעים: בתפריט הראשי מנהל ← מסמכים ← ניהול מסמכים. כותרת העמוד: רשימת שילוב מסמכים.
איך זה עובד
- מתחברים ל-FillFaster (נרשמים או מוסיפים מפתח API).
- בונים ב-FillFaster תבניות מסמכים.
- מגדירים לכל תבנית אילו שדות יתמלאו מכרטיס הלקוח (עדכון קשרי שדות).
- שולחים מכרטיס הלקוח: צור קשר ← שלח מסמך. ההסבר בFillFaster.
- עוקבים אחרי המסמכים בהגשות מסמכים.
הוספת חיבור
לוחצים על הוסף אינטגרציה בראש הטבלה. יש שתי אפשרויות:
- הירשם ל- FillFaster - נפתח חלון הרשמה ל-FillFaster בהנחה. בסיום ההרשמה FillFaster מוסיפה את החיבור לבד, והטבלה מתרעננת כשסוגרים את החלון. מופיעה ההודעה "האינטגרציה עם FillFaster נוספה". אם החלון לא נפתח, מאשרים בדפדפן חלונות קופצים לאתר ומנסים שוב.
- הוסף אינטגרציה - לחיבור חשבון FillFaster קיים. ממלאים:
- שם - שם שיופיע בחלון השליחה.
- פרויקט - הפרויקט שישתמש בחיבור, או כל הפרוייקטים.
- חברה - FillFaster. לא ניתן לשנות זאת לאחר יצירת האינטגרציה.
- אסימון API - מפתח ה-API מהחשבון שלכם ב-FillFaster. הצגה מציג את המפתח.
- נקודת קצה של API - מתמלא לבד עבור FillFaster.
- בדיקת חיבור בודק את המפתח לפני השמירה. לסיום לוחצים הוסף אינטגרציה.
שימו לב: חיבור שנוצר בהרשמה דרך המערכת שייך לכל הפרויקטים כשהנרשם ברמת הרשאה 400 ומעלה, ולפרויקט של הנרשם כשהוא ברמה נמוכה יותר.
רשימת החיבורים
העמודות: מזהה, שם אינטגרציה, חברת אינטגרציה, פרויקט, אסימון API אינטגרציה (מוצג חלקית), נקודת קצה של API, זיהוי בעלים, תאריך יצירה, כתובת WebHook שלנו.
מסנן בראש העמוד: פרויקט, בעלים וחברה, ואז החל. מעל הטבלה יש חיפוש וייצוא.
פעולות על חיבור
קליק ימני על שורה:
- עדכון - עריכת השם, הפרויקט ומפתח ה-API. רק כאן מוצג המפתח המלא.
- שנה בעלים - העברת החיבור למשתמש אחר.
- בדיקת חיבור - בודק שהמפתח עדיין עובד. אם לא, מופיעה ההודעה "החיבור נכשל. נא לבדוק את אסימון ה-API".
- רשימת טפסים - התבניות של החשבון ב-FillFaster (ראו בהמשך).
- מחיקה - מוחקת את החיבור (אפשר לסמן כמה שורות). אם החיבור בשימוש, מופיעה אזהרה עם מספר הטפסים שיש להם הגדרות שדות ומספר המסמכים שנשלחו. אחרי המחיקה אי אפשר לשלוח מסמכים דרכו, והגדרות השדות נמחקות. מסמכים שכבר נשלחו נשארים בכרטיסי הלקוחות.
רשימת טפסים (תבניות)
מקליק ימני על חיבור ← רשימת טפסים. העמודות: שם אינטגרציה, שם הטופס, סך ההגשות (כמה מסמכים נשלחו מהתבנית), טופס שדות יחס ותאריך יצירה.
- + (ליצור טופס) - פותח את עורך הטפסים של FillFaster ליצירת תבנית חדשה.
- ניהול אינטגרציות - חזרה לרשימת החיבורים.
קליק ימני על טופס:
- עדכון קשרי שדות - קובע מאיפה יתמלא כל שדה בתבנית (ראו בהמשך).
- עדכון טופס - הגדרות הטופס ב-FillFaster: אימייל, URL להפניה מחדש, קוד גישה, שפה (שפת ברירת המחדל של הטופס, הלקוח יכול להחליף אותה) ומסלול ביקורת (מצרף יומן אירועים למסמך החתום).
- ערוך טופס ב- FillFaster - פותח את התבנית בעורך של FillFaster. כשסוגרים, הרשימה מתעדכנת.
מילוי אוטומטי של פרטי הלקוח
בעדכון קשרי שדות מופיעים כל השדות של התבנית. לכל שדה בוחרים שדה מהמערכת (למשל שם הלקוח, שדה מכרטיס הלקוח, שם הפרויקט או פרטי העובד) או ערך קבוע, ולוחצים החל. בשליחה הבאה השדות האלה יתמלאו לבד בחלון שלח מסמך.
עריכת לקוח - כשהמתג מופעל, אחרי שהלקוח ממלא ושולח את המסמך, המערכת מעדכנת את שדות כרטיס הלקוח לפי התשובות שלו, לפי אותם שיוכים. שם הלקוח לא מתעדכן.
מי יכול
- העמוד פתוח לכל רמות ההרשאה.
- משתמשים ברמה נמוכה מ-400 רואים רק חיבורים של הפרויקט שלהם או של כל הפרויקטים, ויכולים לשייך חיבור רק לפרויקט שלהם או לכל הפרויקטים.
- עדכון, שנה בעלים ומחיקה: רמה 500 ומעלה לכל חיבור. ברמה נמוכה יותר: הבעלים של החיבור, או משתמש ברמת הרשאה גבוהה מזו של הבעלים.
- בעלים חדש אפשר לבחור רק מהמשתמשים שמוצגים לכם ברשימה.
שאלות נפוצות
יש אפשרות לשלוח מסמך לחתימה דיגיטלית?
כן, דרך FillFaster. מחברים את FillFaster בעמוד הזה, בונים תבנית עם שדה חתימה, ושולחים מכרטיס הלקוח: צור קשר ← שלח מסמך. ראו FillFaster.
איך יוצרים מסמך חדש?
קליק ימני על החיבור ← רשימת טפסים ← +. נפתח עורך הטפסים של FillFaster, ושם בונים את המסמך.
היכן ואיך מוסיפים טפסים כמו תקנון מכירה?
בונים תבנית חדשה ב-FillFaster (כמו בשאלה הקודמת) עם טקסט התקנון ושדה חתימה, ושולחים אותה ללקוח משלח מסמך. אם רוצים רק לשמור קובץ בכרטיס הלקוח, בלי חתימה, משתמשים בפעולות ← העלאת קובץ חדש.
נרשמתי ל-FillFaster אבל החיבור לא מופיע
אם נרשמתם דרך הכפתור הירשם ל- FillFaster, סוגרים את חלון ההרשמה ומחכים כמה שניות; הטבלה מתרעננת לבד. אם נרשמתם ישירות באתר של FillFaster, מוסיפים את החיבור ידנית בהוסף אינטגרציה ← הוסף אינטגרציה עם מפתח ה-API.
בחלון "שלח מסמך" מופיעה השגיאה "שגיאה בקבלת טפסים"
המערכת לא הצליחה לקבל את התבניות מ-FillFaster. בודקים את החיבור כאן בבדיקת חיבור, ומעדכנים את מפתח ה-API אם צריך.
למה אני לא יכול לערוך או למחוק חיבור?
רק הבעלים של החיבור, משתמש ברמה גבוהה מהבעלים, או רמה 500 ומעלה יכולים. ראו מי יכול.
איפה רואים מסמכים שנחתמו?
בהגשות מסמכים: בכרטיס הלקוח, לשונית הגשות, או בתפריט מנהל ← מסמכים ← הגשות. מסמך שנחתם ונשלח מופיע בסטטוס submitted.