ניהול סטטוסים
סטטוס הוא התוצאה שהעובד קובע ללקוח אחרי שיחה, בדף החיוג או בכרטיס הלקוח: "מעוניין", "לא ענה", "חזרה במועד אחר" וכדומה. ההגדרות של כל סטטוס קובעות מה ייפתח לעובד כשהוא בוחר בו, האם ומתי אפשר להתקשר שוב ללקוח, ומי רואה את הסטטוס. פעולה אוטומטית שתקרה אחרי שסטטוס נקבע (למשל העברה למאגר אחר) מגדירים בחוקי סטטוס.
איך מגיעים: בתפריט הראשי "פרוייקטים" ← "ניהול" ← "ניהול סטטוסים". המסך נפתח גם מתוך הגדרות הפרויקט.
מסך ניהול הסטטוסים
במסך שני עצים:
- סטטוסים פעילים (מימין) - הסטטוסים שהעובדים בוחרים מהם.
- סטטוסים לא פעילים (משמאל) - סטטוסים שהושבתו. הם לא מוצגים לעובדים, ואפשר להחזיר אותם לפעילות.
בכל עץ יש תיקייה לכל פרויקט, ובתוכה הסטטוסים של הפרויקט. סטטוס שמופיע מתחת לסטטוס אחר הוא תת-סטטוס שלו. הסדר בעץ הוא הסדר שבו העובדים רואים את הסטטוסים. מעל כל עץ יש תיבת חיפוש שמסננת את העץ לפי שם הסטטוס.
- סינון פרוייקטים פעילים - "פעילים בלבד" (ברירת המחדל) מציג רק פרויקטים פעילים. "כל הפרוייקטים" מציג גם פרויקטים מושבתים.
- משתמש מתחת להרשאת מנהל אתר רואה ומנהל רק את הסטטוסים של הפרויקט שלו.
- מנהל אתר ומעלה רואה את כל הפרויקטים, ובנוסף את התיקייה סטטוסים גלובליים: סטטוסים שמופיעים בדף החיוג של כל הפרויקטים (למשל "מספר שגוי").
כל הפעולות על סטטוס קיים נעשות בלחיצה ימנית עליו (ראו פעולות בלחיצה ימנית). פעולה שמופיעה באפור דורשת הרשאת תפקיד שאין לכם: "יצירת סטטוס", "עריכת סטטוס" או "מחיקת סטטוס".
יצירת סטטוס
יש שלוש דרכים ליצור סטטוס:
- כפתור צור סטטוס חדש בראש המסך - סטטוס ראשי. בוחרים בחלון את הפרויקט.
- לחיצה ימנית על תיקיית פרויקט ← צור - סטטוס ראשי בפרויקט הזה.
- לחיצה ימנית על סטטוס ← צור - תת-סטטוס שלו. התת-סטטוס החדש מקבל כברירת מחדל את ההגדרות של סטטוס האב.
אותו טופס משמש גם לעריכת סטטוס קיים (לחיצה ימנית ← ערוך). בסיום לוחצים אשר. בטל סוגר את החלון, ואם שיניתם משהו המערכת שואלת קודם אם לוותר על השינויים.
שדות הטופס
- שם סטטוס - השם שהעובדים רואים, למשל "מעוניין" או "חזרה במועד אחר".
- שם פרויקט - הפרויקט שהסטטוס שייך לו. מופיע כשיוצרים סטטוס מהכפתור "צור סטטוס חדש".
- צבע - צבע הטקסט של הסטטוס בדף החיוג.
- אייקון - אייקון שמוצג ליד שם הסטטוס (לא חובה).
- צבע רקע - "כן" מאפשר לבחור צבע רקע לסטטוס.
- שימוש בתת סטטוסים בלבד - "כן": העובד לא יכול לבחור בסטטוס עצמו, רק באחד מתתי-הסטטוסים שלו. מתאים לסטטוס שמשמש כקבוצה, למשל "לא מעוניין" עם התתים "יקר מדי" ו"כבר יש ספק".
- מצב סופי - "כן": כשממזגים לקוחות, הסטטוס הזה גובר על סטטוסים אחרים ונשאר ללקוח המאוחד, גם אם הוא לא העדכני ביותר. מתאים לסטטוסים כמו "עסקה נסגרה".
- קבע סטטוס מבלי להתקשר - "כן": העובד יכול לקבוע את הסטטוס בלי שהתקיימה שיחה עם הלקוח. "לא": הסטטוס זמין רק אחרי שיחה.
- האם ניתן ליצור קשר עם הלקוח?
- יכול להתקשר אליו? - "לא": המערכת לא תחייג ללקוח שהסטטוס האחרון שלו הוא הסטטוס הזה. עובד שבהרשאה שלו מופעל התפקיד "Allow blocked" (בדף ניהול הרשאות) עדיין יכול להתקשר אליו.
- יכול להתקשר פנימה? - "לא": שיחות נכנסות מהלקוח הזה ייחסמו.
- קבע זמן שלקוח לא זמין - מופיע כש"יכול להתקשר אליו" = "כן". כמה זמן הלקוח לא ייטען שוב לעובדים בדף החיוג אחרי שקיבל את הסטטוס. בסרגל: שעות (עד 23), אחר כך ימים (עד שנתיים), ובסוף "אף פעם". בתיבה שליד הסרגל אפשר להקליד מספר ימים, למשל 0.5 = 12 שעות. ברירת המחדל: 7 ימים. גם לפני שהזמן עבר אפשר לפתוח את הלקוח ולחייג אליו ידנית.
- חסום את הלקוח - מופיע במקום הזמן כש"יכול להתקשר אליו" = "לא". אם מזינים סיסמה (עד 10 תווים), צריך להקליד אותה כדי לראות את פרטי הלקוח בכרטיס הלקוח. בלי סיסמה, הפרטים פתוחים כרגיל.
- צורת פתיחה - מה ייפתח לעובד כשהוא בוחר בסטטוס:
- ללא - שום חלון. הסטטוס נקבע מיד.
- חלונית - נפתח חלון אחד או יותר. בוחרים בקישור את החלונות, והם מופיעים ברשימה ממוספרת. החלונות נפתחים לפי הסדר שברשימה, ואפשר לשנות את הסדר בגרירה. צריך לבחור לפחות קישור אחד.
- יצירת רשומות - נפתחת יצירת רשומה בטפסים שבוחרים בשדה טפסים (צריך לבחור לפחות טופס אחד). כך אפשר, למשל, לפתוח טופס הזמנה ברגע שהעובד בוחר "עסקה נסגרה".
הקישורים של "חלונית"
| קישור | מה נפתח לעובד |
|---|---|
| הערות ומשימות | הוספת הערה או משימה ללקוח. |
| קבע פגישה | קביעת פגישה עם הלקוח ביומן. ראו פגישות. |
| חיוג חזרה מאוחר יותר | קביעת מועד לחזרה ללקוח. הלקוח יחזור לעובד במועד שנקבע. |
| Set status with sub-statuses | בחירה של אחד מתתי-הסטטוסים של הסטטוס. |
| Close Deal | חלון סליקה לגביית תשלום. דורש הגדרת סליקה מראש. |
| שלח SMS | שליחת SMS ללקוח. אפשר להשתמש בתבניות SMS. |
| שיוך לקוח | שיוך הלקוח לעובד אחר, למשל לעובד שמדבר את השפה של הלקוח. |
| Create new instance | יצירת רשומה חדשה בטופס. |
| Send Whatsapp | שליחת הודעת WhatsApp ללקוח. |
| שלח אימייל | שליחת מייל ללקוח. אפשר להשתמש בתבניות אימייל. |
| שלח מסמך | שליחת מסמך לחתימה דרך FillFaster. |
אם הוגדרו לפרויקט קישורים נוספים (למשל API יוצא), גם הם מופיעים ברשימה.
פעולות בלחיצה ימנית
על סטטוס פעיל:
- צור - יצירת תת-סטטוס.
- ערוך - פתיחת טופס הסטטוס.
- ערוך חוק - פתיחת חוק הסטטוס: מי רואה את הסטטוס, ואיזו פעולה אוטומטית תקרה אחרי שהוא נקבע כמה פעמים. ראו חוקי סטטוס.
- שינוי שם - עריכת השם ישירות בעץ. אחרי ההקלדה המערכת מבקשת אישור לשינוי.
- קבע לא פעיל - העברת הסטטוס לסטטוסים הלא פעילים. ראו השבתה ומחיקה.
- העתק והדבקה - ראו העתקה והעברה. "הדבקה" מופיעה רק אחרי "העתק".
- קבע כסגירת עסקה - הסטטוס הופך לסטטוס סגירת העסקה של הפרויקט, ומוצג אחרון ברשימת הסטטוסים בדף החיוג. לכל פרויקט יש סטטוס סגירה אחד, ובחירה חדשה מחליפה את הקודם. האפשרות מופיעה רק לסטטוס ראשי.
על תיקיית פרויקט: צור (סטטוס ראשי), הדבקה (אחרי העתקה), הרחבה וצמצום של כל העץ של הפרויקט.
על סטטוס לא פעיל: ערוך, ערוך חוק, שינוי שם, מחיקה והעתק.
אפשר לבחור כמה סטטוסים יחד בלחיצה עם Ctrl, ואז "קבע לא פעיל", "מחיקה" ו"העתק" פועלים על כולם.
השבתה ומחיקה
קבע לא פעיל: אחרי אישור, הסטטוס וכל תתי-הסטטוסים שלו עוברים לעץ הלא פעילים, כל אחד בנפרד מתחת לפרויקט. הם לא מוצגים יותר לעובדים. לקוחות שכבר קיבלו את הסטטוס נשארים איתו. הסטטוס שבחרתם יוסר גם ממסנני עובדים שבהם הוא נבחר, ומסנן שנשאר בלי סטטוסים יימחק.
החזרה לפעילות: גוררים את הסטטוס מעץ הלא פעילים אל העץ הפעיל, לתיקיית הפרויקט או מתחת לסטטוס אחר.
מחיקה: אפשרית רק לסטטוס לא פעיל, ואי אפשר לבטל אותה. כדי לשמור על ההיסטוריה של הלקוחות עדיף להשאיר סטטוס ישן כלא פעיל ולא למחוק אותו.
העתקה והעברה
- העתקה: לחיצה ימנית ← העתק, ואז לחיצה ימנית על תיקיית פרויקט או על סטטוס ← הדבקה. נוצר סטטוס חדש עם תתי-הסטטוסים שלו. כך מעתיקים סטטוסים לפרויקט אחר.
- גרירה: גוררים סטטוס כדי לשנות את הסדר, כדי להפוך אותו לתת-סטטוס של סטטוס אחר, או כדי להעביר אותו לפרויקט אחר. גרירה עם Ctrl לחוץ מעתיקה במקום להעביר. גרירה לעץ הלא פעילים משביתה את הסטטוס. את תיקיות הפרויקטים אי אפשר לגרור.
שימו לב: בהעתקה עוברים השם, הצבעים, האייקון, צורת הפתיחה והקישורים, הטפסים, "שימוש בתת סטטוסים בלבד", "קבע סטטוס מבלי להתקשר", "יכול להתקשר אליו" וזמן אי-הזמינות. לא עוברים: "יכול להתקשר פנימה", "מצב סופי", סיסמת החסימה וחוק הסטטוס. אחרי העתקה פתחו את הסטטוס החדש ובדקו את ההגדרות האלה.
ראו גם
- חוקי סטטוס - פעולות אוטומטיות אחרי שסטטוס נקבע, ומי רואה כל סטטוס.
- חיפוש לפי סטטוס - איתור לקוחות לפי הסטטוס שלהם.
- דף חיוג - איפה העובדים בוחרים את הסטטוסים.
| סטטוסים |
|
|---|---|
| חוקים |
|