הצעת מחיר ללקוח
אין במערכת מודול נפרד להצעות מחיר. יש שתי דרכים לשלוח ללקוח הצעת מחיר:
- מסמך הצעת מחיר מחברת החשבוניות - אם המערכת מחוברת לחברת חשבוניות (קארדקום, חשבונית ירוקה, ריווחית או iCount) והחשבון שלכם שם כולל סוג מסמך "הצעת מחיר". המחיר נלקח מהמוצרים, והמסמך נשמר בכרטיס הלקוח.
- הצעת מחיר לחתימה דרך FillFaster - תבנית שאתם בונים ב-FillFaster, שהלקוח ממלא וחותם עליה בקישור. כך רואים אם הלקוח פתח את ההצעה ואם חתם.
איך מגיעים: מסמך מחברת החשבוניות: כרטיס הלקוח ← פעולות ← סליקת תשלומים. הצעה לחתימה: כרטיס הלקוח ← צור קשר ← שלח מסמך.
איזו דרך לבחור
- רוצים מסמך רשמי עם מספר מסמך, באותה מערכת שבה מפיקים חשבוניות? בוחרים בחברת החשבוניות.
- רוצים שהלקוח יאשר ויחתום, ולראות אם פתח את ההצעה? בוחרים ב-FillFaster.
הצעת מחיר מחברת החשבוניות
- בכרטיס הלקוח לוחצים פעולות ← סליקת תשלומים.
- חברת החשבונית - בוחרים את החיבור לחברת החשבוניות.
- סוג החשבונית - בוחרים את סוג הצעת המחיר:
- בקארדקום הסוג מופיע בשם לצטט.
- בחשבונית ירוקה, ריווחית ו-iCount הרשימה נטענת מהחשבון שלכם אצל החברה, והסוג מופיע בשם שלו שם (למשל "הצעת מחיר").
- ממלאים פרטי לקוח ובוחרים מוצרים (בחר מוצר). אפשר לשנות כמות ומחיר לכל מוצר.
- לוחצים צור מסמך (בקארדקום: תשלום במזומן). הצעת מחיר לא מחייבת את הלקוח.
- מופיעה ההודעה "החשבונית נוצרה בהצלחה" עם קישור להורדה.
ההצעה נשמרת בלשונית חשבוניות בכרטיס הלקוח. בקארדקום וב-iCount היא נשלחת גם למייל שבשדה כתובת אימייל של לקוחות. בשאר החברות שולחים את הקישור ללקוח בעצמכם. ההסבר המלא על החלון בחשבוניות וקבלות ללקוחות.
הפיכת הצעה לחשבונית: בלשונית חשבוניות לוחצים קליק ימני על שורת ההצעה ← שכפל את הסליקה. נפתחת טיוטה עם אותם מוצרים. משנים את סוג החשבונית, בודקים את פרטי הלקוח ומפיקים.
הצעת מחיר לחתימה דרך FillFaster
חיבור ותבנית
- צריך חיבור ל-FillFaster בעמוד ניהול מסמכים. הרשמה דרך הכפתור הוסף אינטגרציה ← הירשם ל- FillFaster יוצרת את החיבור לבד. נרשמתם ישירות באתר של FillFaster? מוסיפים את החיבור ידנית עם מפתח ה-API (ראו ניהול מסמכים).
- בונים ב-FillFaster תבנית של הצעת מחיר עם השדות הדרושים ושדה חתימה. מהמערכת: ניהול מסמכים ← קליק ימני על החיבור ← רשימת טפסים ← הכפתור + (ליצור טופס).
- כדי שפרטי הלקוח יתמלאו לבד, מגדירים עדכון קשרי שדות לתבנית (ראו ניהול מסמכים).
התבניות נטענות ישירות מ-FillFaster, לכן תבנית חדשה מופיעה בחלון השליחה מיד, בלי סנכרון.
שליחה ללקוח
- בכרטיס הלקוח לוחצים צור קשר ← שלח מסמך.
- חברת מסמכים - בוחרים את החיבור ל-FillFaster (אם יש רק אחד, הוא נבחר לבד).
- טופס - בוחרים את תבנית הצעת המחיר.
- בודקים את השדות שהתמלאו וממלאים את השדות החסרים. שדות חובה מסומנים.
- בוחרים איך להודיע ללקוח: להודיע ללקוח על ידי SMS, הודע ללקוח באמצעות דואר אלקטרוני או להודיע ללקוח על ידי WhatsApp. אפשר לסמן יותר מאחד, או אף אחד (ואז רק נוצר קישור).
- לוחצים שלח מסמך. בהודעת ההצלחה יש קישור למסמך וכפתור העתק ללוח.
פירוט אפשרויות השליחה בFillFaster.
איפה רואים הצעות מחיר ששלחתי
- הצעה מחברת החשבוניות - בכרטיס הלקוח, לשונית חשבוניות, או בדוח דיווחים ← היסטוריית סליקות. בעמודה סוג החשבונית רואים שזו הצעת מחיר.
- הצעה לחתימה ב-FillFaster - בכרטיס הלקוח, לשונית הגשות, או בתפריט מנהל ← מסמכים ← הגשות. בעמודה סטטוס הגשה רואים אם הלקוח פתח (opened) או חתם ושלח (submitted). ראו הגשות מסמכים.
שליחה חוזרת של הצעת מחיר
אין כפתור "שלח שוב". אפשר:
- הצעה ב-FillFaster שהלקוח עוד לא חתם עליה - בלשונית הגשות לוחצים על סמל ההעתקה ליד קישור הגשה, ושולחים את הקישור דרך צור קשר ← שלח SMS, שליחת וואטסאפ או שלח אימייל. הלקוח מקבל את אותו מסמך.
- שליחה מחדש - שולחים שוב משלח מסמך. נוצר מסמך חדש עם קישור חדש ושורה חדשה בהגשות.
- הצעה מחברת החשבוניות - בלשונית חשבוניות לוחצים על success בעמודה סטטוס חשבונית, פותחים את המסמך ושולחים את הקישור ללקוח.
שימו לב: אחרי שהלקוח חתם (submitted), הקישור בטבלה מוביל לצפייה בהגשה בחשבון FillFaster שלכם, ולא לטופס שהלקוח ממלא.
דוח: למי שלחתי הצעת מחיר בתקופה מסוימת
- FillFaster - מנהל ← מסמכים ← הגשות. בתאריך יצירה בוחרים טווח (למשל החודש האחרון), בבעלים בוחרים את עצמכם, לוחצים החל, ומייצאים ביצוא.
- חברת החשבוניות - דיווחים ← היסטוריית סליקות. מסננים לפי תאריך חשבונית, לוחצים החל, כותבים בתיבת החיפוש את שם סוג המסמך (למשל "הצעת מחיר") ולוחצים Enter. העמודה יוצר החשבונית מראה מי הפיק את ההצעה.
שימו לב: ברשימת ההגשות אין עמודה של שם התבנית. אם אתם שולחים כמה סוגי מסמכים, אי אפשר לסנן שם רק הצעות מחיר. בעמוד רשימת טפסים רואים לכל תבנית את סך ההגשות שלה.
למה הצעה ששלחתי לא מופיעה
- מופיעים רק מסמכים שנשלחו מהמערכת (שלח מסמך). מסמך ששלחתם ישירות מ-FillFaster לא מופיע.
- הלשונית הגשות בכרטיס הלקוח מציגה רק את המסמכים של אותו לקוח. כל המסמכים מופיעים במנהל ← מסמכים ← הגשות.
- בודקים את המסננים: סטטוס הגשה, בעלים וטווח תאריך יצירה. כפתור האיפוס בטבלה מחזיר את ברירת המחדל.
- הצעה מחברת החשבוניות שלא הופקה (הופיעה שגיאה) נשארת כטיוטה בסטטוס new בלשונית חשבוניות, בלי קישור.
מי יכול
- סליקת תשלומים: התפקיד Create payment clearing (מותר כברירת מחדל).
- שלח מסמך: התפקיד Send document בקבוצה Customers. כברירת מחדל הוא כבוי, ומנהל המערכת מפעיל אותו לרמות הרצויות.
- הלשוניות חשבוניות והגשות בכרטיס הלקוח: התפקידים Related invoices tab וSubmissions tab.
- את התפקידים מגדירים בדף ניהול הרשאות.
שאלות נפוצות
איך מוציאים הצעת מחיר ללקוח?
יש שתי דרכים: מסמך הצעת מחיר מחברת החשבוניות (פעולות ← סליקת תשלומים, סוג מסמך הצעת מחיר), או תבנית לחתימה ב-FillFaster (צור קשר ← שלח מסמך). ראו איזו דרך לבחור.
נרשמתי ל-FillFaster ויצרתי תבנית. איך מצרפים אותה לרשומה ושולחים ללקוח?
בודקים שיש חיבור ל-FillFaster בניהול מסמכים. אחר כך בכרטיס הלקוח: צור קשר ← שלח מסמך, בוחרים את החיבור ואת התבנית, בוחרים SMS, מייל או WhatsApp ולוחצים שלח מסמך. ראו שליחה ללקוח.
איך רואים הצעת מחיר ששלחתי?
בכרטיס הלקוח: לשונית הגשות (FillFaster) או לשונית חשבוניות (חברת החשבוניות).
אף הצעה ששלחנו לא מופיעה
ראו למה הצעה ששלחתי לא מופיעה.
איך שולחים שוב הצעת מחיר שכבר נשלחה?
מעתיקים את הקישור מהלשונית הגשות ושולחים אותו ב-SMS, WhatsApp או מייל, או שולחים את המסמך מחדש. ראו שליחה חוזרת.
איך מוציאים דוח למי שלחתי הצעת מחיר בחודש האחרון?
מנהל ← מסמכים ← הגשות, טווח תאריך יצירה של החודש האחרון, בעלים = אתם, החל ויצוא. להצעות מחברת החשבוניות: היסטוריית סליקות. ראו דוח.
הלקוח יכול לחתום על ההצעה?
כן, בהצעה שנשלחת דרך FillFaster עם שדה חתימה בתבנית. כשהלקוח חותם ושולח, הסטטוס משתנה ל-submitted.
איך הופכים הצעת מחיר לחשבונית?
בהצעה מחברת החשבוניות: קליק ימני על השורה בלשונית חשבוניות ← שכפל את הסליקה, משנים את סוג החשבונית ומפיקים.
אני לא רואה "שלח מסמך"
התפקיד Send document כבוי לרמת ההרשאה שלכם. מנהל המערכת מפעיל אותו בדף ניהול הרשאות.