חשבוניות וקבלות ללקוחות
מהמערכת אפשר להפיק ללקוחות שלכם חשבונית, קבלה, חשבונית מס קבלה ומסמכים נוספים, ולגבות תשלום בכרטיס אשראי. המסמך נוצר אצל חברת החשבוניות או הסליקה שחיברתם למערכת (למשל קארדקום, חשבונית ירוקה, ריווחית, iCount או משולם), והמערכת שומרת בכרטיס הלקוח קישור למסמך.
עמוד זה עוסק בחשבוניות שאתם מפיקים ללקוחות שלכם. החיוב שלכם על השימוש במערכת מוסבר בחיוב ותשלום על המערכת.
איך מגיעים: בכרטיס הלקוח לוחצים פעולות ← סליקת תשלומים. בדף החיוג: צור קשר ← סליקת תשלומים. החלון נפתח גם אוטומטית כשקובעים ללקוח סטטוס של סגירת עסקה (ראו סליקה).
לפני שמתחילים
- חיבור לחברת חשבוניות או סליקה - מנהל המערכת מחבר את החברה פעם אחת. ההסבר בסליקה ובניהול סוגי סליקה. החיבורים מנוהלים בתפריט דיווחים ← Payments Management, או מנהל ← ניהול פרויקטים ← ניהול ← Clearings management.
- מוצרים - בחלון בוחרים מוצרים מרשימת המוצרים של הפרויקט. יצירת מוצר מוסברת בסליקה - יצירת מוצר.
- מילוי אוטומטי של פרטי הלקוח (לא חובה) - בעמוד ניהול הפרויקטים, קליק ימני על הפרויקט ← שיוכים ← שיוך שדות סליקה. שם קובעים מאיזה שדה בכרטיס הלקוח (או מאיזה ערך קבוע) יתמלאו שם הלקוח, ת.ז / ח.פ, טלפון, אימייל, כתובת ותיאור.
שימו לב: את החלון פותחים מתוך כרטיס הלקוח או דף החיוג. אם פותחים את סליקת אשראי מהתפריט, בלי לקוח, מופיעה ההודעה "אין לקוח משוייך" ואי אפשר להפיק מסמך.
הפקת חשבונית או קבלה
- פותחים את סליקת תשלומים מכרטיס הלקוח. נפתח החלון צור מסמך.
- חברת החשבונית - בוחרים את החיבור. אם יש רק חיבור אחד, הוא נבחר לבד.
- סוג החשבונית - בוחרים את סוג המסמך. הרשימה תלויה בחברה:
- קארדקום: רשימה קבועה, למשל חשבונית מס וקבלה, קבלה, חשבונית מס, דרישה לתשלום, תעודת משלוח וסוגי זיכוי.
- חשבונית ירוקה, ריווחית ו-iCount: הרשימה נטענת מהחשבון שלכם אצל החברה, בשמות שמופיעים שם.
- משולם: ברירת מחדל חשבונית משולם. בחברות סליקה אחרות: ברירת מחדל או סוג קבוע אחד.
- פרטי לקוח - שם לקוח (חובה), ת.ז / ח.פ, מספר טלפון, כתובת אימייל של לקוחות, כתובת לקוח. השדות מתמלאים מהכרטיס כשיש שיוך שדות סליקה.
- בחר מוצר - בוחרים מוצר אחד או יותר. לכל מוצר אפשר לשנות כמות ומחיר, ורואים מע"מ, מחיר סופי וסה"כ. למטה מופיעים סך הכל פריטים ועלות כוללת. בריווחית יש גם דיסקונט.
- לוחצים על הכפתור שמופיע למטה. הכפתור משתנה לפי סוג המסמך:
- צור מסמך - מפיק את המסמך בלי חיוב בכרטיס (למשל חשבונית מס, או קבלה על תשלום במזומן בשדה מזומנים).
- התחלת תשלום - פותח את דף התשלום של חברת הסליקה. ממלאים בו את פרטי הכרטיס, והמסמך נוצר אחרי שהתשלום עובר.
- בקארדקום הכפתור צור מסמך נקרא תשלום במזומן, ולסוגים שכוללים תשלום מופיע גם התחלת תשלום.
- כשהמסמך נוצר מופיעה ההודעה "החשבונית נוצרה בהצלחה" עם קישור להורדה.
שמור חשבונית שומר טיוטה בלי להפיק מסמך. בפעם הבאה שפותחים את החלון לאותו לקוח, הטיוטה האחרונה שלא הושלמה נטענת שוב.
שימו לב: בריווחית, משולם, קארדקום וחברות הסליקה, שם הלקוח צריך לכלול שם פרטי ושם משפחה. בחשבונית ירוקה וב-iCount צריך גם ת.ז / ח.פ. אחרת מופיעה הודעת שגיאה והמסמך לא נוצר.
שליחת החשבונית או הקבלה ללקוח במייל
- קארדקום - בהפקת מסמך, קארדקום שולחת אותו לכתובת שבשדה כתובת אימייל של לקוחות.
- iCount - בהפקת מסמך, iCount שולחת אותו לכתובת המייל שבחלון. אחרי תשלום בדף התשלום של iCount, המערכת מבקשת מ-iCount לשלוח את המסמך במייל וגם ב-SMS למספר שבשדה מספר טלפון.
- חשבונית ירוקה - בהפקת מסמך מהחלון כתובת המייל לא מועברת לחשבונית ירוקה, ולכן המסמך לא נשלח ללקוח אוטומטית.
- שאר החברות - כתובת המייל מועברת לחברה. אם המסמך נשלח ללקוח תלוי בהגדרות החשבון שלכם אצל החברה.
לשליחה ידנית: פותחים את המסמך מהלשונית חשבוניות (ראו בהמשך), מורידים אותו או מעתיקים את הקישור, ושולחים ללקוח דרך צור קשר ← שלח אימייל, שלח SMS או שליחת וואטסאפ.
איפה רואים חשבוניות וקבלות שהופקו
- בכרטיס הלקוח - הלשונית חשבוניות מציגה את כל המסמכים והסליקות של הלקוח. כשהמסמך הופק והחברה החזירה קישור, הערך success בעמודה סטטוס חשבונית הוא קישור שפותח את המסמך.
- בכרטיס העובד - הלשונית חיובים / חשבוניות מציגה את המסמכים שהעובד הפיק.
- דוח לכל הלקוחות - דיווחים ← היסטוריית סליקות: סינון לפי פרויקט, מאגר, סטטוס סליקה, סטטוס חשבונית, יוצר הסליקה ותאריכים, סיכום מכירות לפי סוכן, תאריך או מאגר, וייצוא. ההסבר המלא בהיסטוריית סליקות.
עמודות חשובות: מזהה חשבונית, שם חברת החשבוניות, סוג החשבונית, סטטוס חשבונית, יוצר החשבונית, שם לקוח, תאריך יצירת החשבונית, שמות מוצרים, סך המחיר, סטטוס סליקה, חברת סליקה.
פעולות על מסמך קיים
בטבלה (בלשונית חשבוניות או בהיסטוריית סליקות) לוחצים קליק ימני על השורה:
- עריכת פרטים - רק כשסטטוס החשבונית new (טיוטה). פותח את החלון ערוך פרטי חשבונית.
- הצג פרטים - צפייה בפרטים, אחרי שהסליקה התחילה.
- המשך את הסליקה - כשהסליקה בסטטוס ממתין (pending), למשל אם דף התשלום נסגר באמצע.
- שכפל את הסליקה - יוצר טיוטה חדשה עם אותם מוצרים ואותו סוג מסמך, ופותח אותה לעריכה. שימושי להפקת מסמך דומה, או כדי להפוך הצעת מחיר לחשבונית (משנים את סוג החשבונית בטיוטה).
- הצג לקוח - פותח את כרטיס הלקוח.
שימו לב: אין כרגע אפשרות למחוק חשבונית או סליקה מהטבלה.
חשבונית זיכוי והחזר כספי
אין במסמך קיים כפתור ביטול או זיכוי. כדי להפיק מסמך זיכוי פותחים שוב את סליקת תשלומים ובוחרים בסוג החשבונית סוג זיכוי:
- בקארדקום: החזר חשבונית מס, חשבונית מס והחזר קבלה, החזר קבלה, קבלה על החזר חשבונית מס, דרישה להחזר תשלום ועוד.
- בחשבונית ירוקה, ריווחית ו-iCount: סוגי הזיכוי שמופיעים בחשבון שלכם אצל החברה.
שימו לב: המערכת לא מחזירה כסף לכרטיס של הלקוח. את ההחזר עצמו מבצעים במערכת של חברת הסליקה.
מי יכול
- סליקת תשלומים בכרטיס הלקוח ובדף החיוג: כל רמות ההרשאה, לפי התפקיד Create payment clearing (מותר כברירת מחדל, ואפשר לכבות אותו לרמה מסוימת).
- הלשונית חשבוניות בכרטיס הלקוח: התפקיד Related invoices tab בקבוצה Customer details view. הלשונית בכרטיס העובד: התפקיד Related invoices tab בקבוצה User details view.
- חיבורים: משתמשים ברמה נמוכה מ-400 רואים בחלון רק חיבורים של הפרויקט שלהם או של כל הפרויקטים.
- עמוד החיבורים: התפקידים List clearing types, Add clearing type, Edit clearing type, Delete clearing type. הפריט Clearings management בתפריט מנהל מוצג מרמה 300.
- היסטוריית סליקות בתפריט דיווחים: כל רמות ההרשאה.
- את התפקידים מגדירים בדף ניהול הרשאות.
שאלות נפוצות
איך מוציאים חשבונית ללקוח?
נכנסים לכרטיס הלקוח ← פעולות ← סליקת תשלומים. בוחרים חברת החשבונית, סוג החשבונית ומוצר, ולוחצים צור מסמך (או התחלת תשלום לחיוב בכרטיס). ראו הפקת חשבונית או קבלה.
איך שולחים חשבונית או קבלה ללקוח במייל?
בקארדקום וב-iCount המסמך נשלח אוטומטית לכתובת שבשדה כתובת אימייל של לקוחות בזמן ההפקה. בחברות אחרות פותחים את המסמך מהלשונית חשבוניות ושולחים את הקישור דרך צור קשר ← שלח אימייל. ראו שליחה במייל.
לקוחה עשתה מנוי. איפה הקבלה שאוכל לשלוח לה?
בכרטיס הלקוחה, בלשונית חשבוניות. בשורה של התשלום לוחצים על success בעמודה סטטוס חשבונית, והמסמך נפתח. משם מורידים או מעתיקים את הקישור ושולחים לה. אם אין קישור, החברה לא החזירה קישור למסמך, ומחפשים אותו במערכת של חברת הסליקה.
איך מוציאים חשבונית זיכוי?
מפיקים מסמך חדש ובוחרים בסוג החשבונית סוג זיכוי. ראו חשבונית זיכוי.
למה מופיעה ההודעה "אין לקוח משוייך"?
החלון נפתח בלי לקוח, למשל מהתפריט. סוגרים ופותחים אותו מכרטיס הלקוח ← פעולות ← סליקת תשלומים.
למה מופיעה ההודעה "שם הלקוח צריך להכיל שם פרטי ושם משפחה"?
בשדה שם לקוח יש מילה אחת. כותבים שם פרטי ושם משפחה ולוחצים שוב.
הרשימה "חברת החשבונית" ריקה
אין חיבור לחברת חשבוניות, או שהחיבור שייך לפרויקט אחר. מבקשים ממנהל המערכת להוסיף חיבור (ראו סליקה).
אני לא רואה את "סליקת תשלומים" בכרטיס הלקוח
התפקיד Create payment clearing כבוי לרמת ההרשאה שלכם. מנהל המערכת יכול להפעיל אותו בדף ניהול הרשאות.
אפשר להפיק הצעת מחיר?
כן, אם חברת החשבוניות שלכם תומכת בזה. ראו הצעת מחיר ללקוח.
האם זה החיוב שלי על המערכת?
לא. כאן מפיקים מסמכים ללקוחות שלכם. החיוב על המערכת מוסבר בחיוב ותשלום על המערכת.