שאלות ותשובות

שאלות נפוצות (FAQ)

איך לראות את רשימת כל הלקוחות שלי?

- כדי לצפות ברשימת כל הלקוחות שלך, עליך לנווט לתפריט המיועד לניהול לקוחות ולבחור ב-"לקוחות שלי". שם תוכל לראות את כל הלקוחות שלך בסטטוס הנוכחי שלהם. אם תרצה לצפות בפרטים נוספים או לבצע פעולות שונות על הלקוחות שלך בעמוד "הלקוחות שלי", ניתן לבצע מספר פעולות בעזרת התפריט והמסננים הזמינים.

איך אני רואה שיחות אחרונות?

- כדי לראות את השיחות האחרונות שלך, גש אל תפריט - לקוחות - "היסטוריית שיחות". המערכת תציג רשימה של השיחות האחרונות שנכנסו למערכת. עוד פרטים בעמוד היסטוריית שיחות.

איך אני מגדירה את משך הזמן בהגדרת כלל אין מענה?

- כדי להגדיר את משך הזמן לכלל אין מענה, עבור להגדרות קבוצת צלצול ובחר "הגדרת סוכנים בקבוצת צלצול". שם תוכל להגדיר את משך הזמן לפני שהשיחה תיחשב ללא מענה.

אני רוצה להחליף מספר טלפון, איך לעשות זאת?

- כדי להחליף את מספר הטלפון שלך, "היכנס להגדרות טלפון" - "שיוך מספרי טלפון" ושם תוכל לעדכן את מספר הטלפון הנוכחי שלך.

אני רוצה לבטל את החיוג האוטומטי

- לביטול החיוג האוטומטי, פנה לניהול פרויקט, בחר באפשרות "עריכת חוקים" וכבה אותו באמצעות הכפתור המיועד "התקשר אוטומטית".

איך אני מוסיפה קובץ שמע להמתנה לתורי שיחות?

- כדי להוסיף קובץ שמע להמתנה, עבור לניהול תורי שיחות, קליק ימני והגדרות תורי שיחות ושם העלה את קובץ השמע המבוקש.

אני רוצה לראות סטטיסטיקות לגבי לידים\מאגרים עבור חודש קודם

- על מנת לצפות בסטטיסטיקות לגבי לידים או מאגרים לחודש קודם, כנס לתפריט פרוייקטים - סטטיסטיקות פרויקט, בחר לשונית הרלוונטית והגדר את התקופה לחודש האחרון.

לקוחות נטענים הרבה זמן, בגלל מאגרים רקים ברשימת מאגרים

- אם לקוחותך נטענים באטיות עקב מאגרים ריקים, יש לבדוק את רשימת המאגרים שלך ולכבות את המאגרים שלא מכילים נתונים רלוונטיים או להוריד אותם למטה ברשימה.

חייגן לא עובד לאף אחד מהמשתמשים

- אם החייגן אינו פועל לכל המשתמשים, יכול להיות שקיימת בעיה ברמת השרת או החיבור. פנה לתמיכה הטכנית על מנת לבדוק את התקלה.

לא מצליח להיכנס למערכת. לעמוד הכניסה לשים את הקוד. ישנה בעיה?

- אם אינך מצליח להיכנס למערכת עם הקוד בעמוד הכניסה, בדוק תחילה את תקינות הקוד שהזנת. במידה והבעיה נמשכת, פנה לתמיכה הטכנית לבדיקה וטיפול בתקלה.

איך מוסיפים עובד או משתמש חדש למערכת?

- כדי להוסיף עובד חדש, היכנסו לעמוד "הוספת עובד" דרך התפריט "עובדים". התהליך כולל מילוי פרטים אישיים, הגדרות משתמש, שיוך לפרויקט והגדרת הרשאות שיחה והרשאות מערכת. בסיום יש לשמור את פרטי העובד. עוד פרטים בעמודים הוספת עובד, ניהול עובדים.

איך מעלים מאגר חדש ומשייכים אותו לפרויקט או לעובד?

- כדי להעלות מאגר, יש להעלות קובץ Excel בפורמט ‎.xlsx או קובץ CSV, לתת למאגר שם ולוודא שהעמודות זוהו כראוי. לאחר סיום ההעלאה ב"ניהול העלאות", יש לשייך את המאגר לפרויקט בעמוד "שיוכי מאגרים". באותו אזור ניתן גם לשייך את המאגר לעובדים. עוד פרטים בעמודים העלאת מאגר, שיוכי מאגרים, שיוך מאגר לפרויקט.

איך מחברים מקור לידים או יוצרים ליד חדש דרך API או Make?

- כדי לחבר מקור לידים, יש ליצור או לערוך חוק API ולהגדיר את הפרויקט, המאגר, השדות ושיטת הגישה. לאחר מכן ניתן להשתמש ב-Make באמצעות מודול HTTP ולשלוח את הנתונים לכתובת ה-API שהוגדרה. את הלידים שהתקבלו ניתן לבדוק בדוח API ולסנן לפי מאגר, קבוצה, סטטוס וטווח תאריכים. עוד פרטים בעמודים חוקי API, בקשות API, לקוחות מ-API.

איך מוסיפים שדות ופרטים נוספים ללקוח?

- כדי להוסיף שדות או פרטים נוספים ללקוח, יש להשתמש בעמוד "ניהול טבלת לקוחות". שם ניתן להוסיף שדות, לערוך שדות קיימים ולהגדיר אם שדה הוא חובה או אם יוצג לנציג. השדות שהוגדרו יכולים להופיע בפרטי הלקוח ובדף החיוג. עוד פרטים בעמודים ניהול טבלת לקוחות, שדות טלפון, ניהול דף חיוג.

איפה רואים משימות ותזכורות, ואיך מוסיפים משימה ללקוח?

- כדי לראות משימות ותזכורות, היכנסו לעמוד "תזכורות ומשימות" או ל"היומן שלי". בעמודים האלה ניתן לסנן לפי תאריך, שעה, משתמש משויך ובעלים, ולראות גם משימות עתידיות שטרם טופלו. משימה אישית ניתן להוסיף מתוך "היומן שלי" באמצעות "הוספת תזכורת" או "הוספת משימה". עוד פרטים בעמודים תזכורות ומשימות, היומן שלי, יומנים.

איך מחברים את הוואטסאפ למערכת ובודקים שהחיבור עובד?

- ניתן לחבר את WhatsApp למערכת באמצעות WhatsApp Web או באמצעות Green API, בהתאם לאופן השימוש הרצוי. בחיבור Green API יש להזין את פרטי המופע, כגון Instance ID ו-API Token, ולאחר מכן לבדוק את החיבור בתפריט "וואטסאפ" תחת "פלטפורמות". כאשר החיבור תקין, ניתן לשלוח ולקבל הודעות דרך המערכת. עוד פרטים בעמודים חיבור גרין API, Whatsapp business, MessageBird he.

איך רואים כמה שיחות וסטטוסים כל עובד ביצע?

- כדי לבדוק את פעילות העובדים, ניתן להשתמש ב"סטטיסטיקות פרויקט" ובדוחות סטטיסטיקות השיחות. הדוחות מאפשרים לראות בין היתר את מספר השיחות, השיחות שנענו ושלא נענו, וכן את מספר הפעמים שעובד הזין סטטוסים. אפשר לסנן את הנתונים לפי עובד ותאריך. עוד פרטים בעמודים סטטיסטיקות פרויקט, מוניטור, שעות עבודה.

איך מחברים אימייל ושולחים מייל או תבנית ללקוח?

- כדי לחבר אימייל, יש להגדיר את פרטי חשבון הדואר ושרתי ה-IMAP וה-SMTP בהגדרות המשתמש. לאחר החיבור ניתן לשלוח מייל מתוך דף הלקוח, ולנהל תבניות אימייל דרך "פרויקטים" → "ניהול" → "תבניות אימייל". בתבנית ניתן להגדיר את שם התבנית, תוכן ההודעה והפרויקט שאליו היא משויכת. עוד פרטים בעמודים הגדרות אימייל, תבניות אימייל.

איך מחפשים לקוח לפי שם, טלפון, סטטוס או מאגר?

- כדי למצוא לקוח, ניתן להשתמש בחיפוש הלקוחות ולסנן לפי שם, מספר טלפון, פרויקט, מאגר או סטטוס. בעמוד "לקוחות נכנסים" ובעמוד "לקוחות הפרויקט" ניתן לצמצם את הרשימה באמצעות מסננים ולבחור אם להציג לקוחות משויכים או לא משויכים. אם הלקוח לא מופיע, כדאי לבדוק גם את המאגר ואת שיוך העובד אליו. עוד פרטים בעמודים חיפוש לקוחות במערכת, חיפוש לפי סטטוס, לקוחות הפרויקט.

איך מגדירים למי מגיעות שיחות נכנסות למספר או לקבוצת צלצול?

- כדי להגדיר מי יקבל שיחות נכנסות, יש להיכנס לעמוד "שיוך מספרי טלפון" ולשייך מספר נכנס למשתמש או למספר משתמשים. אפשרות נוספת היא להגדיר קבוצת צלצול ולשייך אליה את המשתמשים הרצויים. אם השיחה אינה מגיעה לעובד, יש לבדוק שהמספר, קבוצת הצלצול והרשאות קבלת השיחות מוגדרים כראוי. עוד פרטים בעמודים שיוך מספרי טלפון, מספר נכנס, הרשאות משתמש.

איך עובדים עם FillFaster ומציגים מסמכים חתומים אצל הלקוח?

- המערכת מאפשרת להציג מסמכים שנשלחו ללקוח ואת סטטוס הטיפול בהם בלשונית "מסמכים" בדף הלקוח. שם ניתן לראות אם המסמך נשלח, נפתח, נחתם או הוחזר, וכן קישור למסמך ב-FillFaster. לגבי יצירת טפסים חדשים לחתימה או מיפוי שלהם, יש לבדוק את הגדרות FillFaster ואת המיפוי שהוגדר במערכת. עוד פרטים בעמוד FillFaster.

המיקרופון או האוזניות לא עובדים בחייגן, מה לבדוק?

- בחייגן ניתן לבדוק את המיקרופון דרך החץ לפתיחת אפשרויות החייגן, שלוש הנקודות ובחירה ב"בדיקת מיק'". בזמן הבדיקה יש לדבר ולוודא שמופיע פס ירוק שמציג את עוצמת המיקרופון; ניתן לבדוק את השמע באמצעות "בדיקת קול'". אם המיקרופון עדיין לא מזוהה, יש לבדוק את הרשאות המיקרופון בדפדפן ואת חיבור האוזניות. עוד פרטים בעמודים בדיקת מיקרופון, בדיקת שמע, מיקרופון.

איך מעבירים שיחה לנציג אחר או למספר חיצוני?

- במהלך שיחה פעילה יש לפתוח את "פעולות שיחה" או "פעולות נוספות". משם ניתן לבחור העברה לעובד, העברה למספר חיצוני או שיחת ועידה, בהתאם לאפשרות הרצויה. העברה למספר חיצוני דורשת הזנת המספר ואישור הפעולה. עוד פרטים בעמודים פעולות בחייגן, חייגן.

איך מפעילים תותח שיחות ואיך גורמים לו להמשיך ללקוח הבא?

- תותחי שיחות משמשים להרצת חיוגים וניהול הרצות פעילות והיסטוריות. לפי התיעוד הקיים, ניתן לנהל אותם בעמוד "תותחי שיחות" ולעקוב אחר ההרצות בעמוד ניהול תותחי השיחות. לפני הפעלה יש לוודא שהמאגר והגדרות החיוג הוגדרו כראוי. עוד פרטים בעמודים תותחי שיחות, הגדרות תורי שיחות.

איפה אני מוצא את ההקלטות ואיך אני מאזין לשיחה של נציג?

- את ההקלטות ניתן למצוא בעמוד "היסטוריית שיחות". בעמודה "הקלטה" אפשר ללחוץ על "האזנה" כדי להאזין לשיחה שבוצעה על ידי נציג. עוד פרטים בעמוד היסטוריית שיחות.

איך מוחקים פגישה מהיומן?

- כדי למחוק פגישה, לחץ עליה באמצעות הכפתור הימני ובחר "מחיקת פגישה". הפעולה משנה את סטטוס הפגישה ל"נמחק" ומסירה אותה מהיומן. עוד פרטים בעמוד פגישות.

איך אני מאזין לשיחה של נציג או לוחש לו בזמן שיחה?

- במהלך שיחה פעילה של עובד, ניתן להשתמש בכפתור "האזנה" כדי להאזין לשיחה של נציג. כדי לדבר רק עם הנציג בלי שהלקוח ישמע, פתח את "פעולות נוספות" ובחר "לחישה". ניתן לבצע את זה דרך החייגן או המוניטור.